Kwalifikowany i niekwalifikowany podpis elektroniczny

W powszechnym mniemaniu nie ma większego waloru autentyczności niż własnoręczny podpis pod jakimkolwiek dokumentem. Jest to zgodne z prawdą, chociaż ustawodawca zdaje sobie sprawę, że samo złożenie podpisu nie zawsze jest w pełni wystarczające i doskonałe. Podpis własnoręczny to w końcu nic innego jak znak graficzny, który można podrobić.

W obecnych czasach do tego wszystkiego trzeba dodać cyfrową rzeczywistość, w której większość dokumentów wysyłana jest w formie elektronicznej, a co za tym idzie, bez podpisu. Przygotowanie dokumentu w edytorze, a następnie podpisanie go w stopce swoim imieniem i nazwiskiem nie wystarczy, żeby uznać go za prawdziwy. Do tego potrzebne jest bardziej zaawansowane rozwiązanie, które dodatkowo przesądzi o autentyczności podpisu. 

Takim rozwiązaniem jest podpis elektroniczny. Sama nazwa jest potoczna - jest zbiorczym określeniem na ogół narzędzi służących do poświadczania autentyczności dokumentów w formie elektronicznej. Kluczowe jest tu rozróżnienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz niekwalifikowanego podpisu elektronicznego. 

Jeżeli chodzi o kwalifikowany podpis elektroniczny to w rozporządzeniu eIDAS (rozporządzenie UE w sprawie identyfikacji elektronicznej, uwierzytelniania i usług zaufania) używa się określenia zaawansowany podpis elektroniczny. To ten „właściwy” podpis, a skutki jego stosowania są ściśle określone w prawie. Rozporządzenie eIDAS określa szczegółowe wymagania dla takiego podpisu, który jest indywidualnie przyporządkowany podpisującemu oraz umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego. Podpis jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może używać pod swoją kontrolą, jest on powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każde późniejsze zmiany mogą być łatwo rozpoznawalne. 

Taki podpis jest wydawany wyłącznie przez upoważnione do tego podmioty. Rejestr dostawców usług zaufania prowadzi Narodowe Centrum Certyfikacji. Tylko podmioty z tej listy mają prawo wydawania certyfikatów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych. To niezwykle istotne, ponieważ skutki wywołane przez kwalifikowany podpis elektroniczny są bardzo daleko idące.

Niekwalifikowany podpis elektroniczny to każdy inny podpis elektroniczny. Dla jego ważności nie są wymagane certyfikaty, ponieważ wywołuje on jedynie takie skutki, jakie przewidziały strony danej umowy. 

Podpis elektroniczny jest regulowany przed dwa zasadnicze akty prawne. Jest to ustawa o usługach oraz identyfikacji elektronicznej z 2006 roku, oraz rozporządzenie Parlamentu Europejskiego 910/2014, zwane rozporządzeniem eIDAS. Ustawa zresztą bezpośrednio się do niego odwołuje i jest jego implementacją w naszym porządku prawnym. Do tego dochodzą rozporządzenia regulujące techniczne aspekty podpisu elektronicznego. Rozporządzenie eIDAS stanowi, że kwalifikowany podpis elektroniczny wywołuje skutki takie same, jak podpis złożony własnoręcznie. Potwierdzenie tej zasady znajduje się w art. 78(1) kodeksu cywilnego, który zrównuje kwalifikowany podpis elektroniczny z podpisem własnoręcznym: 

Art. 78(1)§ 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. 

Odbiorca dokumentu, pisma (nawet wysłanego za pomocą e-mail) nie może zasłaniać się tym, że dostał niepodpisany dokument. Wywołuje ono wszystkie wymagane prawem skutki. Od tej zasady nie ma żadnych wyjątków. Dla ważności takiego podpisu wymagane jest jedynie posiadanie aktualnego certyfikatu w momencie podpisywania dokumentu. Podpis nie traci swoich walorów nawet wtedy, gdy posiadacz certyfikatu nie przedłuży jego ważności.

Nieco inaczej wyglądają skutki użycia podpisu niekwalifikowanego. Te są wiążące wyłącznie dla stron danej umowy i tylko one mogą się na nie powoływać.

Zmiany w procesach podpisywania dokumentów są nieuniknione, ponieważ coraz większą ilość spraw załatwiamy właśnie w formie elektronicznej. Aktualnie opracowanych jest wiele różnorodnych narzędzi, które mają wspierać firmy w procesie elektronicznego podpisywania dokumentów. Jednym z ciekawszych rozwiązań jest rozwiązanie spółki BFT24.COM które wspiera firmy w tym zakresie.

Platforma BFT24.COM to m.in. infrastruktura do digitalizacji, zarządzania i podpisywania dokumentów. Dokumenty mogą być autoryzowane i poświadczane, ale również zarchiwizowane wraz z metadanymi do automatycznego procesu.Rozwiązanie spółki BFT umożliwia również publikację dokumentów w otwartej bazie Blockchain.

Platforma BFT to również niespotykane na rynku narzędzie umożliwiające inicjowanie i przeprowadzanie głosowań z zachowaniem anonimowości i wiarygodności. Umożliwia przeprowadzanie głosowań w sieci (stacjonarnie lub zdalnie) dotyczących m.in. ustaw, rozporządzeń, uchwał czy innych dokumentów. Rozwiązanie dedykowane jest jednostkom, organom, które przeprowadzają głosowania, tj. m.in.: organom spółek, wspólnikom spółek (umożliwia głosowanie również w zależności od ilości posiadanych udziałów), organom państwowym, jednostkom samorządowym, itp.

Więcej informacji na ten temat można znaleźć na stronie internetowej www.bft24.com.

Autor: Robert Nowicki, Monika Bednarz-Ziembińska