Podpis elektroniczny w prawie polskim i unijnym

Każdego dnia, często nie zdając sobie nawet sprawy, zawieramy różne umowy. Robiąc zakupy w sklepie spożywczym zawieramy umowę kupna-sprzedaży, kupując bilet autobusowy zawieramy umowę przewozu, a zostawiając płaszcz do czyszczenia w pralni chemicznej umowę o świadczenie usługi.

Zawarcia umowy można dokonać w wielu formach. Czasem musimy podpisać własnoręcznie dokumenty, czasem musimy udać się do notariusza, żeby zawrzeć umowę w formie aktu notarialnego (np. w przypadku umowy kupna-sprzedaży nieruchomości), a czasem żeby zawrzeć umowę wystarczy samo milczenie (np. podajemy kasjerce gazetę w kiosku i płacimy zbliżeniowo). 

Przy zawieraniu umów najczęściej jesteśmy zobowiązani do zachowania zwykłej formy pisemnej, czyli własnoręcznego podpisania oświadczenia woli. Złożenie podpisu ma doniosłe znaczenie prawne, ponieważ świadczy o tym, że akceptujemy podpisaną treść. Wraz z rozwojem gospodarczym i technologicznym, w celu szybszego i skutecznego załatwiania spraw, podpisywania umów wprowadzono nowy rodzaj podpisu – podpis elektroniczny. Dzięki podpisowi elektronicznemu wiele spraw, również tych urzędowych możemy obecnie załatwić nie wychodząc z domu drogą elektroniczną. Składanie elektronicznych oświadczeń woli jest coraz bardziej popularne, a dodatkowo ma jeszcze jedną ważną zaletę - jest bardziej ekologiczne, ponieważ nie wiąże się z koniecznością zużycia papieru do druku oraz wpływa na zmniejszenie transportu związanego z przewozem tradycyjnej korespondencji papierowej.                                                                                        

Pojęcie podpisu elektronicznego w Unii Europejskiej zostało wprowadzone uchyloną Dyrektywą o Wspólnotowej Infrastrukturze Podpisów Elektronicznych (1999/93/EC). Wyróżniała ona trzy rodzaje podpisu elektronicznego o stopniowo rosnącym poziomie wiarygodności:

1. Podpis elektroniczny - czyli deklaracja tożsamości autora, złożona w postaci elektronicznej pod dokumentem, na przykład imię i nazwisko, faksymile podpisu itd.

2. Zaawansowany podpis elektroniczny - czyli podpis, który dzięki zastosowaniu odpowiednich środków technicznych jest jednoznacznie związany z dokumentem oraz autorem i trudny do sfałszowania. Do kategorii tej można zaliczyć większość powszechnie stosowanych systemów podpisu cyfrowego. 

3. Kwalifikowany podpis elektroniczny – szczególna forma podpisu zaawansowanego, która spełnia szczególne wymagania techniczne i organizacyjne. W praktyce oznacza to konieczność korzystania z certyfikatu kwalifikowanego wystawionego przez kwalifikowany urząd certyfikacji oraz klucza prywatnego przechowywanego na karcie kryptograficznej. 

Od dnia 01.07.2016 r. Dyrektywa 1999/93/WE została zastąpiona Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (eIDAS). 

Nowa regulacja wprowadza jednolite w całej Unii Europejskiej podejście do świadczenia usług zaufania, których zadaniem jest zapewnienie bezpieczeństwa transakcji elektronicznych realizowanych w Internecie. Rozporządzenie wprowadza także powszechnie rozpoznawalne mechanizmy identyfikacji elektronicznej (eID), umożliwiające jednoznaczną weryfikację tożsamości użytkowników usług online. Oprócz podpisów elektronicznych i znakowania czasem wprowadza także pieczęci elektroniczne, doręczenia elektroniczne, zabezpieczenia stron WWW oraz usługi walidacji i konserwacji pieczęci i podpisów elektronicznych^. Definicje podpisu elektronicznego i kwalifikowanego podpisu elektronicznego zawarte w Rozporządzeniu eIDAS obowiązują bezpośrednio na terytorium Polski.

W polskim systemie prawnym pojęcie podpisu elektronicznego wprowadzone zostało w uchylonej z dniem 07.10.2016 r. ustawie z dnia 18.09.2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. z 2013 r. poz. 262, z późn. zm). Zgodnie z art. 3 pkt 1 tej ustawy podpis elektroniczny stanowiły dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.

 Od dnia 07.10.2016 r. obowiązuje ustawa z dnia 05.09.2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2021 r. poz. 1797). Podmioty upoważnione do wystawiania i odnawiania e-podpisów są wpisane do rejestru dostawców usług zaufania Ministerstwa Cyfryzacji prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji.                                                          

Aktualnie obowiązujące przepisy stanowią, że podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych, a kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Co więcej warto nadmienić, że kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim Unii Europejskiej jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich.                                      

Skutki prawne związane ze złożeniem oświadczenia woli w formie elektronicznej opatrzonego kwalifikowanym podpisie elektronicznym określa art. 78 § 2 kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Prawna strona podpisu elektronicznego wiąże się z wieloma wątpliwościami użytkowników. Części osób nie mieści się w głowie, że jakiś elektroniczny system może mieć taką samą moc prawną, co fizyczny podpis złożony na papierze. Rzeczywistość jest jednak inna. Zgodnie z zarówno polskim, jak i unijnym prawem elektroniczny podpis, który spełnia wymagania ustawy, ma dokładnie takie same skutki prawne, co podpis złożony długopisem.

Mając na uwadze powyższe, zachęcamy do bliższego poznania tej technologii. Szczególnie interesującym rozwiązaniem jest rozwiązanie spółki BFT24.COM, które oprócz tego że wspiera firmy w procesie podpisywania dokumentów, to również dodatkowo daje możliwość umieszczaniu dokumentów w Blockchain, gdzie podlegać mają tokenizacji i zapisowi cyfrowych metadanych. Rozwiązanie charakteryzuje się tym, że dokument nie tylko jest autoryzowany i poświadczany, ale również zarchiwizowany wraz z metadanymi do automatycznego procesu. Więcej informacji na ten temat można znaleźć na stronie internetowej spółki www.bft24.com.

Jesteśmy przekonani, że technologia ta w pozytywny sposób wpłynie na działalność Twojej firmy i szybko poznasz i zrozumiesz jej zalety.

Autor: Robert Nowicki, Monika Bednarz-Ziembińska