Zarządzanie dokumentami w technologii Blockchain

Każdego roku na świecie wzrasta ilość naruszeń danych, ujawniając miliardy poufnych informacji. Większość korporacji i instytucji uważa, że traci kontrolę nad swoimi danymi a naruszenia bezpieczeństwa kosztują firmy coraz więcej. Firmowe informacje muszą być bezpieczne, gwarantując jednocześnie, że strony transakcji mają pełną prywatność i poufność. Ponadto informacje powinny być dostępne tylko dla tych osób, które mają do nich uprawnienia. 

Blockchain to nowa technologia, która wychodzi naprzeciw tym potrzebom. Blockchain czyli łańcuch bloków, inaczej technologia rozproszonego rejestru, to rodzaj zdecentralizowanej, współdzielonej bazy danych, gdzie funkcja serwera centralnego jest rozproszona pomiędzy wielu użytkowników. Decentralizacja to główna cecha tej technologii, tzn. aby system mógł funkcjonować, nie jest potrzebny żaden główny element infrastruktury. Wszystkie informacje są zapisywane między sobą przez poszczególnych użytkowników, bez udziału systemu centralnego i przechowywane są w formie bloków. Każdy z bloków zawiera określoną ilość danych i gdy się zapełni, powstaje kolejny blok. W ten sposób powstaje pewien rodzaj łańcucha, co wyjaśnia nazwa tej technologii (blockchain = łańcuch bloków).

Podstawową zaletą technologii blockchain jest anonimowość. Strony, które odwiedzają blockchain, mogą przeprowadzać godne zaufania transakcje bez ujawniania swojej tożsamości a rozproszona struktura łańcucha bloków znacząco zwiększa bezpieczeństwo danych i transakcji. Należy pamiętać, że blockchain to nie tylko zapisy ale także inne rodzaje zasobów cyfrowych, takie jak dane, dokumenty, zdjęcia, filmy itp. Zastosowanie technologii blockchain jako trwały nośnik to najnowszy trend, który w ostatnim czasie w świecie biznesu coraz bardziej zyskuje na popularności. Technologia blockchain daje również możliwość wdrożenia „zaufanej strony trzeciej” potwierdzającej wiarygodność aktywności takich jak zdarzenia gospodarcze, dokumenty, dane czy strony transakcji.

Kolejną zauważalną zaletą technologii blockchain jest oszczędność kosztów - procesy mogą być bardziej efektywne i mniej kosztowne, ponieważ transakcje blockchain nie wymagają pośredników oraz są w dużej mierze zdigitalizowane i zautomatyzowane. Zaletą technologii blockchain jest także efektywność - procesy dokonywania i dokumentowania zdarzeń czy transakcji mogą być realizowane zdalnie, automatycznie, w krótszym czasie oraz przy zaangażowaniu mniejszej ilości osób. 

Niezwykle istotną cechą blockchain jest bezpieczeństwo - dzięki technologii rozproszonej księgi możemy zabezpieczyć i zdecentralizować przechowywanie danych. Ponadto wykorzystuje ona tokenizację, aby zapewnić stabilny proces rejestracji klienta i zapobiegać oszustwom. Możemy zabezpieczyć dane na wszystkich poziomach za pomocą blockchain, dzięki wielopoziomowemu dostępowi opartemu na rolach i kodowanemu dostępowi. Wszystko to odbywa się przy zachowaniu zgodności z RODO oraz innymi obowiązującymi przepisami prawnymi. 

Obecnie wiele firm pracuje nad rozwojem technologii blockchain oraz nad rozwiązaniami, które pozwalają tę technologię wykorzystywać. Jedną z nich jest ekosystem spółki BFT24.COM.

Platforma BFT24.COM to m.in. infrastruktura do digitalizacji i zarządzania dokumentami. Dzięki bardzo dobrze zaprojektowanym interfejsom platforma BFT24.COM jest jednym z najbardziej intuicyjnych i prostych w użyciu systemów do zarządzania dokumentami. Użytkownik systemu sam określa workflow jakie ma rządzić cyklem życia dokumentów - czy ma być to jedynie bezpieczne przechowywanie dokumentów czy wysłanie dokumentów do podpisów. Dokumenty mogą być autoryzowane i poświadczane, ale również zarchiwizowane wraz z metadanymi do automatycznego procesu. Tym samym rozwiązanie realizuje dwie funkcjonalności: uwierzytelnianie dokumentu,  jak i wspieranie procesu późniejszego wykorzystania dokumentów.  Dokumenty w wersji tradycyjnej można „zaimportować” do blockchain. System przyjmuje pliki różnych formatów. W momencie edycji samego pliku w blockchain pozostaje informacja o starej wersji, oraz link do systemu z informacją o wprowadzonych zmianach i nowej wersji dokumentu. 

Platforma ta ma szerokie zastosowanie nie tylko w obszarze finansów, ale również w przemyśle. BFT24.COM integruje się z produktami firm trzecich, m.in. z  produktami firmy QDA Solutions. Platforma QDA służy do monitorowania i sterowania jakością, z szybkim dostępem do danych z procesów produkcji i kontroli. Gwarantuje wiele korzyści dla klientów, takich jak zapewnienie jakości, redukcja kosztów, optymalizacja procesów. Połączenie tych dwóch obszarów daje z jednej strony możliwość tworzenia nieustrukturyzowanego magazynu danych na temat procesów produkcyjnych, z drugiej narzędzia do kontroli procesem i opracowaniem nowych planów  (więcej można przeczytać na stronie qHUB24.com).

Zarządzanie dokumentacją w technologii blockchain to  ogromny krok do przodu dla świata digitalizacji. To także duży krok w kierunku rozwoju i kreowania wizerunku firm, podmiotów, które chcą korzystać z technologii blockchain. Jesteśmy przekonani, że technologia ta w pozytywny sposób może wpłynąć na działalność również Twojej firmy i szybko poznasz i zrozumiesz jej zalety. Więcej informacji na ten temat można znaleźć na stronie internetowej www.bft24.com.

Autor: Robert Nowicki, Monika Bednarz-Ziembińska